Anrufplan

Ein Anrufplan oder Routingpläne ist erforderlich, um selbst zu bestimmen, was passiert, wenn die Telefonnummer Ihres Unternehmens angerufen wird. Aber was genau ist ein Anrufplan? Warum brauchen Sie einen und was sollten Sie bei der Erstellung eines Anrufplans beachten?

Was ist ein Anrufplan?

Mit einem Anrufplan bestimmen Sie, was genau passiert, wenn Ihre geschäftliche Telefonnummer angerufen wird. Es ist vergleichbar mit einem Schritt-für-Schritt-Plan. Sobald das Telefon klingelt, können Sie selbst entscheiden, wie Ihr Kunde angesprochen wird. Sie können beispielsweise eine bestimmte Nachricht mit wichtigen Informationen für den Anrufer festlegen, die zu Beginn des Telefonates abgespielt werden soll. Wir nennen dies auch eine Willkommensnachricht. Im Anrufplan kann auch festgelegt werden, dass eine Weiterleitung an eine Voicemail oder eine bestimmte Abteilung erfolgen muss. Kurz gesagt, der Anrufplan ist die Blaupause des Weges, den ein Anrufer nimmt, wenn er Sie anruft, und sicherstellt, dass jeder Kunde so gut wie möglich bedient wird.

Weshalb ist ein Anrufplan wichtig?

Ein Anrufplan stellt sicher, dass Sie genau überlegt haben, wie Kunden, die bei Ihnen anrufen, angesprochen werden sollen. Was sollten Ihre Kunden als erstes hören?

Wie stellen Sie sicher, dass sie so schnell wie möglich den richtigen Mitarbeiter erreichen? Möchten Sie unnötige Anrufe über eine gesprochene Nachricht abfangen, die auf Ihre Website verweist, oder über eine Voicemail, in der der Kunde eine Nachricht hinterlassen kann? Dies sind Fragen, die Sie sich bei der Erstellung eines Anrufplans stellen können. Letztendlich stellt ein guter Anrufplan sicher, dass Ihre Kunden schnell und zufriedenstellend bedient werden, wenn sie in Ihrem Unternehmen anrufen.

Worauf sollten Sie bei der Erstellung eines Anrufplans achten?

Es ist nicht schwierig, einen Anrufplan zu erstellen, solange Sie sorgfältig überlegt haben, wie dieser aussehen soll. Beachten Sie auf jeden Fall Folgendes:

Denken Sie sorgfältig über die erste Benachrichtigung (Begrüßungsnachricht) nach, die Ihre Kunden hören werden. Ein erster Eindruck ist immer wichtig und kann den Verlauf des restlichen Gesprächs bestimmen.

Lassen Sie einen Anrufer nicht länger als 20 bis 30 Sekunden warten, bevor jemand das Gespräch entgegennimmt. Dies verhindert Irritationen oder sogar die Beendigung des Anrufes durch den Kunden.

Beachten Sie, dass beim Umleiten auf eine Mobiltelefonnummer eine zusätzliche Wartezeit von bis zu 5 Sekunden entstehen kann. Dies kann sich auf Ihren Anrufplan auswirken, da Sie die Wartezeit nicht zu sehr verlängern möchten.

Ein Anrufplan wird niemals für immer festgelegt und Sie können ihn jederzeit an neue Erkenntnisse oder veränderte Umstände anpassen. Hören Sie auf die Erfahrungen Ihrer Kunden und Mitarbeiter und passen Sie Ihren Anrufplan entsprechend an.

Auf diese Weise ist Ihre telefonische Erreichbarkeit immer auf dem neuesten Stand. Für Kunden von Belfabriek ist dies ein Kinderspiel, indem sie beispielsweise die benutzerfreundliche App nutzen. Mit einem Knopfdruck können Sie Ihren Anrufplan ganz einfach ändern und sofort aktivieren. Dabei ist es egal ob Sie zu Hause, im Urlaub oder auf Geschäftsreise sind.